Este artículo podría también titularse: ¿cómo poner orden cuando el Tzunami está a punto de caerte encima?
Surge de los resultados obtenidos en dos sesiones del entrenamiento que le doy a Lidia, una profesionista independiente que ha visto recientemente cómo sus compromisos han aumentado exponencialmente.
Veamos el asunto por partes.
Situación original y problema a resolver
A lo largo de varios años, Lidia ha desempeñado trabajos diversos en su área que le ocupan cierta parte de su tiempo y el cual tiene razonablemente controlado. Sin embargo, siempre habían quedado pendientes de ordenar algunos asuntos aparentemente menores en sus hábitos de trabajo, pero que no afectaban sus compromisos y por ende su reputación.
Al igual que muchos profesionistas independientes ella ha hecho de su hogar también su oficina. Esto tiene sus ventajas, pero en su caso también le ha hecho relajar el control de sus archivos, y en general de todos los materiales que necesita para desarrollar su trabajo. Digamos que es un tipo de desorden "funcional", suficiente para el ritmo de vida que llevaba hasta hace algunos meses.
Sin embargo, sus compromisos profesionales aumentaron hace poco y de pronto ese ritmo cambió vertiginosamente como si en un instante la velocidad en su vida hubiese cambiado de unos cómodos 45 a 120 Km por hora.
¿Qué consecuencias tuvo esto?
La manera como gestionaba sus recursos, sobre todo el tiempo, quedaron rebasados en un instante y además no podía detenerse, los compromisos estaban ahí y tenía que saber lidiar bajo presión con el nuevo escenario.
Es como si de pronto estuvieses relajadamente tomando el sol en la playa y de pronto aparece frente a tí una enorme ola. Tienes dos opciones, como siempre: enfrentamiento o huída.
En su caso la experiencia, como es de esperar, fue muy desagradable: no pudo cumplir con una parte de los compromisos que tenía enfrente en esa semana, pero también perdió el control de otras cosas que antes si podía manejar sin dificultad.
Parecía que el caos la invadiría en cualquier momento.
¿Cuál es el patrón de respuesta más común en estas situaciones?
Resolver emocionalmente el desafío. Sin embargo, es la peor manera de solucionarlo.
¿Porqué?
Cuando tienes frente a tí un mar de compromisos por resolver y que ya se encuentran invadiendo la zona roja de "lo urgente" la reacción natural es enfrentarlos a través de la "desesperación y la angustia" y esto es muy improductivo.
- Resuelves todo en la cabeza, o mejor dicho intentas hacer un plan en la cabeza donde quepan todas las tareas que tienes que atender. Pero es la forma menos recomendable de hacerlo porque no tienes control de cada cosa.
- Además estás bajo una fuerte alteración emocional que dificulta maniobrar con sensatez.
Solución propuesta
En una situación de esta naturaleza, y porque la misma experiencia personal me lo ha enseñado, lo importante es recurrir a un método que sea simple, fácil de implementar y claramente práctico.
No recomiendo nunca bajo fuerte presión implementar un sistema de productividad que requiera cierta curva de aprendizaje o un proceso de cambio de hábito prolongado. En ese momento lo importante es revertir el proceso lo más rápido, y si esto no es posible al menos detener su avance.
¿Cuál le propuse?
Contar con su vitrinita de "rómpase en caso de emergencia". Y en este caso lo que contenía era únicamente una libreta y un lápiz.
A lo mejor te estás preguntando ¿Cómo puede funcionar algo así en un caso de emergencia?
Pues funciona y acto seguido te enlisto los beneficios.
- Este procedimiento, en la mayoría de los casos bloquea automáticamente el resolver emocionalmente y activa el hacerlo racionalmente.
Se trata más que nada de elaborar un plan, enlistando primero los problemas que tienes que resolver. Pero será muchísimo más fácil que los enlistes en una hoja y menos probable que olvides alguno que si lo haces sólo mentalmente.
Además sucede algo peculiar. Al escribir y enfocar tu atención en esta lista las emociones de ansiedad, desesperación, etc. disminuyen notoriamente.
- Si se cuenta con una lista preliminar es mucho más fácil calificar estas tareas dentro de una misma escala de prioridad, aunque todas sean urgentes.
- Te permitirá ver un orden práctico para resolverlas. Y cualquier duda que tengas podrás acudir a tu "pequeño plan para salvar el pellejo" cuantas veces lo necesites, y no tratar de acordarte cuál iba primero y cuál después: es mucho más claro ver las cosas en el papel que en la mente.
- Podrás reconocer con claridad lo que definitivamente no podrá ser resuelto en ese momento y no perderás tiempo y energía en salvar lo insalvable. Recuerda:
"Si un problema tiene solución para qué preocuparse; si no lo tiene, no es un problema, es una realidad y es mejor aceptarla"
-Y un beneficio quizá menos evidente pero más poderoso: posibilitará que estés más presente en tu vida, que es donde se supone quieres estar.
¿Cuál fue el resultado?
En la siguiente sesión me participó que:
-Al implementar este método resolvió más de lo que creía podría lograr.
-Pudo ver con claridad patrones o hábitos improductivos y los costos verdaderos que estaba pagando. A tal grado que se enfocó inmediatamente en mejorar su propia técnica.
-Reconoció y aceptó claramente aquello que definitivamente estaba fuera de sus manos, al menos en ese momento.
Esto la relajó y disminuyó el estrés previo, a tal grado que se enfocó más eficazmente en resolver.
En general estaba mucho más tranquila. Y eso es importante.
Pruébalo y verás que funciona.
LA IMAGEN QUE ILUSTRA EL ARTÍCULO APARECE BAJO LICENCIA CREATIVE
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Foto: Franco Folini
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